Utorok, 26. január, 2021 | Meniny má TamaraKrížovkyKrížovky

Bez súhlasu archívu nemôžu organizácie ničiť dokumenty

Za neplnenie a porušenie povinností vyplývajúcich zo zákona o archívoch a registratúrach môže ministerstvo vnútra uložiť pokuty.

Organizácie musia písomnosti správne uchovávať a archivovať.Organizácie musia písomnosti správne uchovávať a archivovať. (Zdroj: ilustračné - VLADIMÍR ŠIMÍČEK)

BOJNICE. Prednedávnom boli v kontajneri v centre Prievidze objavené písomnosti pochádzajúce z Mestského úradu v Prievidzi. Ako sa tam dostali, dosiaľ známe nie je. Mesto tvrdí, že mohli byť aj odcudzené.

Ľudia väčšinou netušia, akým spôsobom musia obce, mestá a mnohé ďalšie organizácie narábať s dokumentmi a písomnosťami. Niekoľko otázok k tejto téme sme preto položili ZUZANE KOTIANOVEJ z bojnickej pobočky Štátneho archívu v Nitre.

Aké povinnosti majú obce a mestá v oblasti uchovávania a archivovania dokumentov?

- Obce a mestá sú povinné, tak ako všetky organizácie, ktoré sú tvorcami registratúrnych záznamov, dodržiavať paragraf 16 zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, ktorý určuje povinnosti pôvodcov registratúr. Takže každá organizácia, ktorá tvorí písomnosti, musí zabezpečiť ich odbornú správu. To znamená riadne ich evidovať v registratúrnom denníku, zabezpečiť trvanlivosť záznamov, ako aj ich bezpečné uloženie v registratúrnom stredisku. Ďalej sú povinní vyraďovať záznamy prostredníctvom archívu. Pre organizácie Prievidzského okresu je to prostredníctvom Štátneho archívu v Nitre, pobočky Bojnice. Organizácie nemôžu svojvoľne zničiť svoje záznamy bez súhlasu štátneho archívu. Zo zákona vyplývajú aj ďalšie povinnosti, ako je oznamovacia povinnosť pri zmene názvu organizácie, zmene uloženia záznamov a ohlasovanie závažných skutočností: zničenie záznamov, strata záznamov alebo zánik organizácie.

Čo všetko, teda dokumenty akého charakteru musia byť archivované a uchovávané a aký dlhý čas?

- Každý záznam má svoju dobu uloženia. Lehoty uloženia sú stanovené zákonmi alebo ich určuje registratúrny plán organizácie schválený archívom. Lehoty uloženia môžu byť od jedného do sto rokov. Napríklad desaťročnú lehotu uloženia účtovných záznamov určuje zákon o účtovníctve a zákon o DPH. Osobné spisy zamestnancov majú lehotu uloženia 70 rokov od narodenia. Tieto záznamy sú dôležité pri odchode zamestnancov do dôchodku, z tohto dôvodu zanikajúca organizácia má povinnosť archívu oznámiť miesto uloženia záznamov, ktorým neuplynuli predpísané lehoty uloženia. Záznamy, ktorým uplynie lehota uloženia a nemajú dokumentárnu hodnotu, môže organizácia prostredníctvom návrhu na vyradenie, ktorého súčasťou sú zoznamy záznamov so znakom hodnoty „A“ a bez znaku hodnoty „A“ predložiť archívu, ktorý schváli ich vyradenie. Až po vydaní rozhodnutia štátnym archívom môžu byť záznamy organizáciou bezpečne zničené.

Ktoré písomné záznamy musia organizácie odovzdávať štátnemu archívu?

- Z celkového počtu vzniknutých záznamov len 10 percent je odovzdávaných do štátneho archívu. Sú to záznamy s dokumentárnou hodnotou. Vyhláška ministerstva vnútra stanovuje kritéria hodnotenia registratúrnych záznamov, ktorými sú obsah záznamu, význam pôvodcu, obdobie vzniku, formálne znaky vyhotovenia, hodnovernosť. Ide o také záznamy, ktoré majú výpovednú hodnotu z historického hľadiska. Na základe týchto dokumentov bude v budúcnosti tvorená história nášho okresu, jeho miest, obcí, ale aj škôl, kultúrnych inštitúcií, podnikov. Ide napríklad o záznamy zo zasadnutí orgánov a vedenia, ročné výkazy, hospodárske rozbory, kroniky, štatúty, stanovy, organizačné normy, smernice, správy o činnosti. Tieto dokumenty na základe spomínaného zákona, sa stávajú archívnym dedičstvom Slovenskej republiky a ostávajú navždy uložené v archíve.

Dopúšťajú sa obce, mestá a ďalšie subjekty nejakých chýb pri uchovávaní dokumentov?

- Najčastejšou chybou je nesprávne vedenie registratúrnych denníkov a neplnenie si povinnosti pravidelného vyraďovania záznamov ako aj odovzdávanie registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A“ do archívu. Mestá a obce vyraďujú záznamy minimálne raz za 5 rokov. Tento rok čaká vyraďovanie obecné úrady. Okrem toho obecné aj mestské úrady majú povinnosť zväzovať zápisnice z obecných a mestských zastupiteľstiev a až zviazané navrhnúť na vyradenie a odovzdanie do archívu. Tu by som chcela pripomenúť, že nielen mestským a obecným úradom, ale všetkým organizáciám zo zákona vyplýva právo vyžiadať si informáciu, odbornú radu alebo usmernenie od Štátneho archívu v Nitre, pobočky v Bojniciach.

Hrozia organizáciám nejaké sankcie, ak sa v oblasti archivovania dopustia nejakých chýb?

- Za neplnenie a porušenie povinností vyplývajúcich zo zákona o archívoch a registratúrach, ktoré určuje paragraf 30, môže byť ministerstvom vnútra organizáciám uložená pokuta od 1 659 eur až do výšky 33 193 eur. Najvyššia možná pokuta je uložená za neoprávnené zničenie záznamov bez vyraďovacieho konania.

Nechajte si posielať prehľad najdôležitejších správ e-mailom

Inzercia - Tlačové správy

  1. Za špičkovým produktom na podporu imunity sú talentovaní Slováci
  2. Mimoriadny úspech značky Toyota na Slovensku v roku 2020
  3. Ochrana prírody na Slovensku má nové ocenenie
  4. Ako spoznať ekologickejšie potraviny? Radí odborník
  5. Pandemická kríza urobila obrovské PR online vzdelávaniu
  6. Absolventi Paneurópskej vysokej školy majú takmer najvyšší plat
  7. Investície s fixným ročným výnosom od 6 do 8,25 %
  8. Zanzibar: Čo treba vidieť v africkom raji
  9. Videobanking. Nová éra bankovania je tu
  10. Pandémia urýchlila zavádzanie nových technológií vo firmách
  1. Za špičkovým produktom na podporu imunity sú talentovaní Slováci
  2. Ochrana prírody na Slovensku má nové ocenenie
  3. Ako spoznať ekologickejšie potraviny? Radí odborník
  4. Budovanie zelenej značky
  5. Arval Slovakia: Spoliehajú na nás firmy z kľúčových sektorov
  6. INEKO: Základná škola v Svätom Jure je najlepšia na Slovensku
  7. Absolventi Paneurópskej vysokej školy majú takmer najvyšší plat
  8. Pandemická kríza urobila obrovské PR online vzdelávaniu
  9. Operatívny lízing zmierni dopady krízy na váš biznis
  10. Stravné pre živnostníkov teraz najvýhodnejšie
  1. V centre Bratislavy ako na dedine. Ako sa býva v hlavnom meste? 42 714
  2. Mozog Penty na kolenách: Aký je Hačšákov príbeh v Pente? 23 918
  3. Zanzibar: Čo treba vidieť v africkom raji 15 976
  4. Sedem najznámejších pyramíd v Mexiku 9 187
  5. SME.sk zaznamenalo rekordný nárast záujmu čitateľov 8 740
  6. 10 vecí, pre ktoré sa oplatí navštíviť Dominikánsku republiku 8 651
  7. Produkujeme viac odpadu, kompostujeme len tretinu 7 510
  8. Ohlúpli sme počas Covid roka? 7 415
  9. Wellness trendy, rozhovory a rady pre lepšie zdravie 7 407
  10. Ekologická móda? Slovenská firma dokazuje, že to ide 7 268
Skryť Vypnúť reklamu
Skryť Vypnúť reklamu

Hlavné správy z Správy Prievidza a Bojnice - aktuálne spravodajstvo na dnes| MY Horná Nitra

Zariadenie pre seniorov Prievidza. Ilustračné foto

Mesto vyčlenilo v tohtoročnom rozpočte pre Zariadenie pre seniorov viac ako 400.000 eur, financie využije na odstránenie nedostatkov.

14 h
Expl0ited

Známy influencer je odchovancom futbalového Baníka Prievidza. Aby si futbal mohol vždy užívať, musel však zmeniť dres.

17 h

Jednu obeť si vyžiadala dopravná nehoda, ku ktorej došlo v pondelok dopoludnia na ceste I/9 v katastri Nitrianskych Sučian v okrese Prievidza.

17 h
CSS Bôrik Nitrianske Pravno.

Centrum sociálnych služieb (CSS) Bôrik v Nitrianskom Pravne (okres Prievidza) chcú komplexne zrekonštruovať.

23 h

Najčítanejšie články MyRegiony.sk

Mestá a obce v okrese Prievidza postupne zverejňujú počty ľudí, ktorí využili skríningové testovanie v ich obci.

24. jan

Dobre skončilo v Bobote, Čachticiach, Stankovciach. Výborne v Dolnej Porube a Trenčianskych Miticiach.

15 h

Miera pozitívnych testov v krajskom meste dosiahla 1,15 percenta.

20 h

Policajti prosia verejnosť o pomoc.

24. jan

Už ste čítali?