Utorok, 7. február, 2023 | Meniny má Vanda

Bez súhlasu archívu nemôžu organizácie ničiť dokumenty

Za neplnenie a porušenie povinností vyplývajúcich zo zákona o archívoch a registratúrach môže ministerstvo vnútra uložiť pokuty.

Organizácie musia písomnosti správne uchovávať a archivovať.Organizácie musia písomnosti správne uchovávať a archivovať. (Zdroj: ilustračné - VLADIMÍR ŠIMÍČEK)

BOJNICE. Prednedávnom boli v kontajneri v centre Prievidze objavené písomnosti pochádzajúce z Mestského úradu v Prievidzi. Ako sa tam dostali, dosiaľ známe nie je. Mesto tvrdí, že mohli byť aj odcudzené.

Ľudia väčšinou netušia, akým spôsobom musia obce, mestá a mnohé ďalšie organizácie narábať s dokumentmi a písomnosťami. Niekoľko otázok k tejto téme sme preto položili ZUZANE KOTIANOVEJ z bojnickej pobočky Štátneho archívu v Nitre.

Aké povinnosti majú obce a mestá v oblasti uchovávania a archivovania dokumentov?

- Obce a mestá sú povinné, tak ako všetky organizácie, ktoré sú tvorcami registratúrnych záznamov, dodržiavať paragraf 16 zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, ktorý určuje povinnosti pôvodcov registratúr. Takže každá organizácia, ktorá tvorí písomnosti, musí zabezpečiť ich odbornú správu. To znamená riadne ich evidovať v registratúrnom denníku, zabezpečiť trvanlivosť záznamov, ako aj ich bezpečné uloženie v registratúrnom stredisku. Ďalej sú povinní vyraďovať záznamy prostredníctvom archívu. Pre organizácie Prievidzského okresu je to prostredníctvom Štátneho archívu v Nitre, pobočky Bojnice. Organizácie nemôžu svojvoľne zničiť svoje záznamy bez súhlasu štátneho archívu. Zo zákona vyplývajú aj ďalšie povinnosti, ako je oznamovacia povinnosť pri zmene názvu organizácie, zmene uloženia záznamov a ohlasovanie závažných skutočností: zničenie záznamov, strata záznamov alebo zánik organizácie.

Čo všetko, teda dokumenty akého charakteru musia byť archivované a uchovávané a aký dlhý čas?

- Každý záznam má svoju dobu uloženia. Lehoty uloženia sú stanovené zákonmi alebo ich určuje registratúrny plán organizácie schválený archívom. Lehoty uloženia môžu byť od jedného do sto rokov. Napríklad desaťročnú lehotu uloženia účtovných záznamov určuje zákon o účtovníctve a zákon o DPH. Osobné spisy zamestnancov majú lehotu uloženia 70 rokov od narodenia. Tieto záznamy sú dôležité pri odchode zamestnancov do dôchodku, z tohto dôvodu zanikajúca organizácia má povinnosť archívu oznámiť miesto uloženia záznamov, ktorým neuplynuli predpísané lehoty uloženia. Záznamy, ktorým uplynie lehota uloženia a nemajú dokumentárnu hodnotu, môže organizácia prostredníctvom návrhu na vyradenie, ktorého súčasťou sú zoznamy záznamov so znakom hodnoty „A“ a bez znaku hodnoty „A“ predložiť archívu, ktorý schváli ich vyradenie. Až po vydaní rozhodnutia štátnym archívom môžu byť záznamy organizáciou bezpečne zničené.

Ktoré písomné záznamy musia organizácie odovzdávať štátnemu archívu?

- Z celkového počtu vzniknutých záznamov len 10 percent je odovzdávaných do štátneho archívu. Sú to záznamy s dokumentárnou hodnotou. Vyhláška ministerstva vnútra stanovuje kritéria hodnotenia registratúrnych záznamov, ktorými sú obsah záznamu, význam pôvodcu, obdobie vzniku, formálne znaky vyhotovenia, hodnovernosť. Ide o také záznamy, ktoré majú výpovednú hodnotu z historického hľadiska. Na základe týchto dokumentov bude v budúcnosti tvorená história nášho okresu, jeho miest, obcí, ale aj škôl, kultúrnych inštitúcií, podnikov. Ide napríklad o záznamy zo zasadnutí orgánov a vedenia, ročné výkazy, hospodárske rozbory, kroniky, štatúty, stanovy, organizačné normy, smernice, správy o činnosti. Tieto dokumenty na základe spomínaného zákona, sa stávajú archívnym dedičstvom Slovenskej republiky a ostávajú navždy uložené v archíve.

Dopúšťajú sa obce, mestá a ďalšie subjekty nejakých chýb pri uchovávaní dokumentov?

- Najčastejšou chybou je nesprávne vedenie registratúrnych denníkov a neplnenie si povinnosti pravidelného vyraďovania záznamov ako aj odovzdávanie registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A“ do archívu. Mestá a obce vyraďujú záznamy minimálne raz za 5 rokov. Tento rok čaká vyraďovanie obecné úrady. Okrem toho obecné aj mestské úrady majú povinnosť zväzovať zápisnice z obecných a mestských zastupiteľstiev a až zviazané navrhnúť na vyradenie a odovzdanie do archívu. Tu by som chcela pripomenúť, že nielen mestským a obecným úradom, ale všetkým organizáciám zo zákona vyplýva právo vyžiadať si informáciu, odbornú radu alebo usmernenie od Štátneho archívu v Nitre, pobočky v Bojniciach.

Hrozia organizáciám nejaké sankcie, ak sa v oblasti archivovania dopustia nejakých chýb?

- Za neplnenie a porušenie povinností vyplývajúcich zo zákona o archívoch a registratúrach, ktoré určuje paragraf 30, môže byť ministerstvom vnútra organizáciám uložená pokuta od 1 659 eur až do výšky 33 193 eur. Najvyššia možná pokuta je uložená za neoprávnené zničenie záznamov bez vyraďovacieho konania.

Najčítanejšie na My Horná Nitra

Inzercia - Tlačové správy

  1. Môjobchod posilňuje svoju pozíciu v Košickom kraji
  2. Nový diel komiksu Posledný Follower v denníku SME
  3. Európu sužuje chrípka nebývalých rozmerov. Ako sa chrániť?
  4. INDEX: Prečo stále nemáme diaľnicu do Košíc
  5. Vyšlo februárové Doma v záhrade
  6. Turisti ešte v Egypte neobjavili veľa miest, hovorí delegátka
  7. Dom postavený z konope? Nápad, ktorý si zaslúžil envirocenu
  8. Wüstenrot aktívne čelí výzvam trhu a mení svoj obchodný model
  1. Na bezpečnom internete záleží
  2. Ako vyzerá inteligentný bytový dom? Tajomstvo je v technológiách
  3. Podporujme imunitu aj vysokočistým beta glukánom
  4. Môjobchod posilňuje svoju pozíciu v Košickom kraji
  5. Európu sužuje chrípka nebývalých rozmerov. Ako sa chrániť?
  6. Nový diel komiksu Posledný Follower v denníku SME
  7. O2 predstavilo novú generáciu O2 Paušálov
  8. Nadácia COOP Jednota podporila Nemocnicu s poliklinikou Brezno
  1. Ktorá banka dvíha úroky na termiňáku? A čo pre to treba spraviť? 14 575
  2. Dom postavený z konope? Nápad, ktorý si zaslúžil envirocenu 3 266
  3. Dodajte vašej pokožke šťavu 3 253
  4. Ako skĺbiť remeslo a moderné technológie? Inšpirujte sa Bajkery 1 172
  5. Šetriť energiu sa oplatí. Špecialisti poradili, ako na to 929
  6. Wüstenrot aktívne čelí výzvam trhu a mení svoj obchodný model 597
  7. McDonald's opäť medzi lídrami v ankete Najzamestnávateľ roka 489
  8. Môjobchod posilňuje svoju pozíciu v Košickom kraji 172

Blogy SME

  1. Martina Paulenová: Viróza
  2. Eduard Suchánek, Mobilné Slovensko: Vzdali sa vlastných automobilov a funguje im to. Estónci sa zamilovali do zdieľaných áut.
  3. Nikola Jakubská: Trauma z pôrodu a prečo neveriť recenziám na pôrodnice
  4. Lukáš Reich: Putinov Wienerschnizel
  5. Unicef Slovensko: Zemetrasenie zasiahlo aj tých najzraniteľnejších - deti
  6. Aleš Tvrdý: Po roku opäť Afrika
  7. Janka Bittó Cigániková: My, Ó veľkí Zákonodarcovia, vám darujeme voľné nedele. Povinne.
  8. Miroslav Lisinovič: Putovanie slovenskými Kalváriami - Ľubica
  1. Peter Sarkocy: 4 dôvody prečo by som si už nekúpil Škodu Enyaq 29 653
  2. Štefan Vrátny: Pohľad zvonku na Budajove vzťahy s ŠtB 17 351
  3. Juraj Kumičák: Ako Rusi veľkú vojnu vyhrali... (časť Vb - bludy a klamstvá) 9 157
  4. Richard Sulík: Ako sme vyriešili najväčší problém tejto krajiny a teraz ponúkame reštart 5 700
  5. Jana Melišová: Vdýchava drevu nový život a dušu 4 597
  6. Rastislav Jusko: Krvavá minulosť komunistickej prokuratúry. Je nám súdené prežiť ju znova? 3 873
  7. Ľudmila Križanovská: Veľká Británia a USA sú najväčšie zlo na svete 2 442
  8. Ján Valchár: Irán, F-16 a vrcholný výkon čečenských bojovníkov 2 427
  1. Monika Nagyova: Úprimné pozdravy z Bratislavy: Východniarom tu čas beží rýchlejšie
  2. Iveta Rall: Polárne expedície - časť 56. - Arktída - Edmund Hillary, Neil Armstrong a ich výlet na severný pól (1985)
  3. Jiří Ščobák: Bude rok 2023 na Slovensku ekonomicky príjemný? Aká bude inflácia na konci roka?
  4. Martina Hilbertová: Keď prišla na Slovensko, nechcela žiť. Pomohlo jej divadlo
  5. Monika Nagyova: Plesy nie sú pre singles
  6. Iveta Rall: Polárne expedície - časť 55. - Antarktída - Ako sa vydali Vivian Fuchs a Edmund Hillary naprieč Antarktídou (1955-1958)
  7. Jiří Ščobák: Je nový II. pilier dlhodobo udržateľný? Ktoré zmeny sú pozitívne a ktoré negatívne?
  8. Monika Nagyova: Úprimné pozdravy z Bratislavy: Potuluje sa tu starý blázon
SkryťVypnúť reklamu
SkryťVypnúť reklamu

Hlavné správy z Správy Prievidza a Bojnice - aktuálne spravodajstvo na dnes| MY Horná Nitra

Ilustračné foto.

Nižšia suma sa v zmysle opatrenia vlády SR bude týkať obyvateľov bytových domov, viac zaplatia ostatní odberatelia.


TASR 8 h
Polícia. Ilustračné foto.

Jaroslav odišiel dňa 2. februára podvečer z domu na neznáme miesto a nikomu z rodiny sa viac neozval.


SITA 8 h

Poranenie hrudníka utrpela v pondelok po páde na lyžiarskom svahu v Cigli (okres Prievidza) 14-ročná lyžiarka. Dievčaťu pomáhali leteckí záchranári z Trenčína.


TASR 12 h

Policajti odvolali pátranie po hľadanom 40-ročnom Marekovi Mokrošovi z Ráztočna (okres Prievidza). Trenčianska krajská polícia o tom informovala na sociálnej sieti.


TASR 12 h

Blogy SME

  1. Martina Paulenová: Viróza
  2. Eduard Suchánek, Mobilné Slovensko: Vzdali sa vlastných automobilov a funguje im to. Estónci sa zamilovali do zdieľaných áut.
  3. Nikola Jakubská: Trauma z pôrodu a prečo neveriť recenziám na pôrodnice
  4. Lukáš Reich: Putinov Wienerschnizel
  5. Unicef Slovensko: Zemetrasenie zasiahlo aj tých najzraniteľnejších - deti
  6. Aleš Tvrdý: Po roku opäť Afrika
  7. Janka Bittó Cigániková: My, Ó veľkí Zákonodarcovia, vám darujeme voľné nedele. Povinne.
  8. Miroslav Lisinovič: Putovanie slovenskými Kalváriami - Ľubica
  1. Peter Sarkocy: 4 dôvody prečo by som si už nekúpil Škodu Enyaq 29 653
  2. Štefan Vrátny: Pohľad zvonku na Budajove vzťahy s ŠtB 17 351
  3. Juraj Kumičák: Ako Rusi veľkú vojnu vyhrali... (časť Vb - bludy a klamstvá) 9 157
  4. Richard Sulík: Ako sme vyriešili najväčší problém tejto krajiny a teraz ponúkame reštart 5 700
  5. Jana Melišová: Vdýchava drevu nový život a dušu 4 597
  6. Rastislav Jusko: Krvavá minulosť komunistickej prokuratúry. Je nám súdené prežiť ju znova? 3 873
  7. Ľudmila Križanovská: Veľká Británia a USA sú najväčšie zlo na svete 2 442
  8. Ján Valchár: Irán, F-16 a vrcholný výkon čečenských bojovníkov 2 427
  1. Monika Nagyova: Úprimné pozdravy z Bratislavy: Východniarom tu čas beží rýchlejšie
  2. Iveta Rall: Polárne expedície - časť 56. - Arktída - Edmund Hillary, Neil Armstrong a ich výlet na severný pól (1985)
  3. Jiří Ščobák: Bude rok 2023 na Slovensku ekonomicky príjemný? Aká bude inflácia na konci roka?
  4. Martina Hilbertová: Keď prišla na Slovensko, nechcela žiť. Pomohlo jej divadlo
  5. Monika Nagyova: Plesy nie sú pre singles
  6. Iveta Rall: Polárne expedície - časť 55. - Antarktída - Ako sa vydali Vivian Fuchs a Edmund Hillary naprieč Antarktídou (1955-1958)
  7. Jiří Ščobák: Je nový II. pilier dlhodobo udržateľný? Ktoré zmeny sú pozitívne a ktoré negatívne?
  8. Monika Nagyova: Úprimné pozdravy z Bratislavy: Potuluje sa tu starý blázon

Už ste čítali?

SkryťZatvoriť reklamu