BOJNICE. Prednedávnom boli v kontajneri v centre Prievidze objavené písomnosti pochádzajúce z Mestského úradu v Prievidzi. Ako sa tam dostali, dosiaľ známe nie je. Mesto tvrdí, že mohli byť aj odcudzené.
Ľudia väčšinou netušia, akým spôsobom musia obce, mestá a mnohé ďalšie organizácie narábať s dokumentmi a písomnosťami. Niekoľko otázok k tejto téme sme preto položili ZUZANE KOTIANOVEJ z bojnickej pobočky Štátneho archívu v Nitre.
Aké povinnosti majú obce a mestá v oblasti uchovávania a archivovania dokumentov?
- Obce a mestá sú povinné, tak ako všetky organizácie, ktoré sú tvorcami registratúrnych záznamov, dodržiavať paragraf 16 zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, ktorý určuje povinnosti pôvodcov registratúr. Takže každá organizácia, ktorá tvorí písomnosti, musí zabezpečiť ich odbornú správu. To znamená riadne ich evidovať v registratúrnom denníku, zabezpečiť trvanlivosť záznamov, ako aj ich bezpečné uloženie v registratúrnom stredisku. Ďalej sú povinní vyraďovať záznamy prostredníctvom archívu. Pre organizácie Prievidzského okresu je to prostredníctvom Štátneho archívu v Nitre, pobočky Bojnice. Organizácie nemôžu svojvoľne zničiť svoje záznamy bez súhlasu štátneho archívu. Zo zákona vyplývajú aj ďalšie povinnosti, ako je oznamovacia povinnosť pri zmene názvu organizácie, zmene uloženia záznamov a ohlasovanie závažných skutočností: zničenie záznamov, strata záznamov alebo zánik organizácie.
Čo všetko, teda dokumenty akého charakteru musia byť archivované a uchovávané a aký dlhý čas?
- Každý záznam má svoju dobu uloženia. Lehoty uloženia sú stanovené zákonmi alebo ich určuje registratúrny plán organizácie schválený archívom. Lehoty uloženia môžu byť od jedného do sto rokov. Napríklad desaťročnú lehotu uloženia účtovných záznamov určuje zákon o účtovníctve a zákon o DPH. Osobné spisy zamestnancov majú lehotu uloženia 70 rokov od narodenia. Tieto záznamy sú dôležité pri odchode zamestnancov do dôchodku, z tohto dôvodu zanikajúca organizácia má povinnosť archívu oznámiť miesto uloženia záznamov, ktorým neuplynuli predpísané lehoty uloženia. Záznamy, ktorým uplynie lehota uloženia a nemajú dokumentárnu hodnotu, môže organizácia prostredníctvom návrhu na vyradenie, ktorého súčasťou sú zoznamy záznamov so znakom hodnoty „A“ a bez znaku hodnoty „A“ predložiť archívu, ktorý schváli ich vyradenie. Až po vydaní rozhodnutia štátnym archívom môžu byť záznamy organizáciou bezpečne zničené.
Ktoré písomné záznamy musia organizácie odovzdávať štátnemu archívu?
- Z celkového počtu vzniknutých záznamov len 10 percent je odovzdávaných do štátneho archívu. Sú to záznamy s dokumentárnou hodnotou. Vyhláška ministerstva vnútra stanovuje kritéria hodnotenia registratúrnych záznamov, ktorými sú obsah záznamu, význam pôvodcu, obdobie vzniku, formálne znaky vyhotovenia, hodnovernosť. Ide o také záznamy, ktoré majú výpovednú hodnotu z historického hľadiska. Na základe týchto dokumentov bude v budúcnosti tvorená história nášho okresu, jeho miest, obcí, ale aj škôl, kultúrnych inštitúcií, podnikov. Ide napríklad o záznamy zo zasadnutí orgánov a vedenia, ročné výkazy, hospodárske rozbory, kroniky, štatúty, stanovy, organizačné normy, smernice, správy o činnosti. Tieto dokumenty na základe spomínaného zákona, sa stávajú archívnym dedičstvom Slovenskej republiky a ostávajú navždy uložené v archíve.
Dopúšťajú sa obce, mestá a ďalšie subjekty nejakých chýb pri uchovávaní dokumentov?
- Najčastejšou chybou je nesprávne vedenie registratúrnych denníkov a neplnenie si povinnosti pravidelného vyraďovania záznamov ako aj odovzdávanie registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A“ do archívu. Mestá a obce vyraďujú záznamy minimálne raz za 5 rokov. Tento rok čaká vyraďovanie obecné úrady. Okrem toho obecné aj mestské úrady majú povinnosť zväzovať zápisnice z obecných a mestských zastupiteľstiev a až zviazané navrhnúť na vyradenie a odovzdanie do archívu. Tu by som chcela pripomenúť, že nielen mestským a obecným úradom, ale všetkým organizáciám zo zákona vyplýva právo vyžiadať si informáciu, odbornú radu alebo usmernenie od Štátneho archívu v Nitre, pobočky v Bojniciach.
Hrozia organizáciám nejaké sankcie, ak sa v oblasti archivovania dopustia nejakých chýb?
- Za neplnenie a porušenie povinností vyplývajúcich zo zákona o archívoch a registratúrach, ktoré určuje paragraf 30, môže byť ministerstvom vnútra organizáciám uložená pokuta od 1 659 eur až do výšky 33 193 eur. Najvyššia možná pokuta je uložená za neoprávnené zničenie záznamov bez vyraďovacieho konania.
